Спасибо, что обратили внимание. Поведение, которое вы описали, недопустимо — проведём разбор с сотрудником. Приносим извинения и просим связаться с нами для решения вопроса.
formal
Клиент описал проблему — нужно извиниться, проявить заботу и перевести в личный контакт.